1. Zakres
Procedura obejmuje następujące sytuacje:
- brak produktu w dostawie,
- uszkodzenie lub zniszczenie produktu w transporcie,
- wady fizyczne produktu ujawnione po otwarciu opakowania
- brak dostarczenia towaru/zamówienia
2. Zasady ogólne
- Reklamacje mogą być składane wyłącznie przez klientów B2B będących dystrybutorem produktów Game Dog oraz dotyczy tylko produktów zakupionych bezpośrednio w Algis Animals sp z o.o.
- Klient B2B przyjmuje na siebie obowiązek weryfikacji dostawy niezwłocznie po jej otrzymaniu.
- W przypadku, gdy wada zostanie zgłoszona przez klienta końcowego (B2C), klient B2B jest zobowiązany do przyjęcia reklamacji i niezwłocznego (najpóźniej dnia następnego) przekazania jej do Algis Animals zgodnie z niniejszą procedurą.
- Wszystkie reklamacje rozpatrywane są indywidualnie z zachowaniem zasad rzetelności i dobrej współpracy.
3. Zgłoszenie reklamacji
3.1. Forma zgłoszenia
Reklamacje należy zgłaszać mailowo na adres: zamówienia@gamedog.eu, w tytule maila musi pojawić się słowo „reklamacja”
3.2. Termin zgłoszenia
- Brak produktu w dostawie – w ciągu (2 dni) roboczych od daty otrzymania przesyłki.
- Uszkodzenie lub zniszczenie produktu - w ciągu 2 dni roboczych, łącznie z dokumentacją fotograficzną. Zdjęcia musza obejmować: zdjęcia produktu, jego uszkodzenia, karton lub opakowanie, w którym produkt został dostarczony, seria i data ważności
- Wada ujawniona po otwarciu opakowania (reklamacja B2C) – w ciągu 1 dnia roboczego od zgłoszenia przez klienta końcowego wraz z dokumentacją fotograficzną. Zdjęcia musza obejmować: zdjęcia produktu, jego uszkodzenia, karton lub opakowanie, w którym produkt został dostarczony, seria i data ważności
- Reklamacja B2C dotyczy wyłącznie wad produkcyjnych. Za uszkodzenia wynikające z niewłaściwego transportu lub niewłaściwych warunków przechowywania i sprzedaży u kontrahenta Algis Animals sp. z o.o. nie odpowiada.
4. Wymagane informacje
Każde zgłoszenie powinno zawierać:
- numer faktury i datę wystawienia
- nazwę i kod EAN i numer serii reklamowanego produktu,
- ilość szt. reklamowanego towaru,
- dokładny opis wady lub braków,
- zdjęcia uszkodzeń, wad lub opakowania (jeśli dotyczy),
- w przypadku reklamacji od klienta końcowego – krótki opis sytuacji przekazany przez B2C oraz dokumentacja zdjęciowa
5. Postępowanie reklamacyjne
5.1. Weryfikacja zgłoszenia
- Po otrzymaniu zgłoszenia, Dział Obsługi Klienta potwierdza jego przyjęcie w ciągu 5 dni roboczych
- Reklamacja jest weryfikowana na podstawie dokumentacji fotograficznej, danych z systemu magazynowego i raportu przewoźnika.
- Warunkiem przyjęcia reklamacji jest zwrot reklamowanych produktów.
5.2. Decyzja reklamacyjna
- Reklamacja zostaje rozpatrzona w ciągu 14 dni roboczych od momentu uruchomienia procedury reklamacji
- Algis Animals sp. z o.o. po pozytywnym rozpatrzeniu reklamacji podejmuje decyzje odnośnie sposobu jej rozwiązania. Klient B2B może otrzymać: - wymianę towaru na nowy i odebranie uszkodzonego - uzupełnienie braków w dostawie - korektę faktury i zwrot wartości towaru na konto.
W przypadku reklamacji odrzuconej klient otrzymuje pisemne uzasadnienie decyzji.
6. Reklamacje dotyczące uszkodzeń w transporcie W momencie odbioru przesyłki klient ma obowiązek sprawdzenia stanu opakowania.
- W przypadku widocznych uszkodzeń należy: - spisać protokół szkody z kurierem, - wykonać zdjęcia uszkodzeń i opakowania, - zgłosić reklamację w ciągu 3 dni roboczych.
Brak protokołu szkody może skutkować odrzuceniem reklamacji przez przewoźnika lub przez Algis Animals sp. z o.o.
7. Reklamacje zgłaszane przez klientów końcowych (B2C)
- Klient B2B przyjmuje reklamację od konsumenta końcowego i niezwłocznie przekazuje ją do Algis Animals wraz z dokumentacją fotograficzną i opisem sytuacji.
- W przypadku potwierdzenia wady produktu i uznaniu reklamacji, Algis Animals wymienia produkt przekazując go klientowi B2B na adres wskazany do realizacji dostaw.
- Reklamacje B2C nie mogą być zgłaszane bezpośrednio przez konsumenta do producenta, o ile nie zostało to wcześniej uzgodnione.
- Warunkiem uruchomienia procedury reklamacyjnej jest zwrot reklamowanych produktów wraz z dołączonym dowodem zakupu lub dowodem płatności oraz opisem wady produktu.
- Reklamacja zostaje rozpatrzona w ciągu 14 dni roboczych od momentu uruchomienia procedury reklamacyjnej,
- O przyjęciu lub odrzuceniu reklamacji Algis Animals sp. z o.o. informuje klienta B2B na piśmie.
8. Produkty wyłączone z reklamacji
Reklamacji nie podlegają:
- produkty po upływie terminu ważności,
- produkty niewłaściwie przechowywane lub używane niezgodnie z zaleceniami producenta,
- produkty bez oryginalnego opakowania i etykiety, jeśli uniemożliwia to identyfikację partii.
- Produkty niewłaściwie zapakowane do transportu przez Klienta B2B do klienta końcowego
9. Postanowienia końcowe
- Niniejsza procedura obowiązuje od dnia 1.12.2025
- Algis Animals zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w procedurze z 14-dniowym wyprzedzeniem.
- Złożenie zamówienia przez klienta B2B jest równoznaczne z akceptacją niniejszej procedury reklamacyjnej.